Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 — Préambule et définitions

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») régissent les relations entre :

Arolle Conseil, société par actions simplifiée au capital social de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 913 325 205, dont le siège social est situé 24 rue du Général Roguet à Clichy (92110), représentée par son Président Monsieur Xavier Ferrat,
ci-après désignée « Arolle ».

et

Toute personne physique ou morale accédant à la Plateforme en qualité de fournisseur d'Arolle,
ci-après désignée « le Fournisseur ».

Définitions :

Article 2 — Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Arolle met à disposition des Fournisseurs la Plateforme numérique (ci-après la « Plateforme ») permettant :

• le dépôt, la conservation et la mise à disposition de documents justificatifs (extrait K-bis, attestations de régularité fiscale, attestations de vigilance URSSAF/MSA, attestations d'assurance responsabilité civile professionnelle, déclarations relatives aux salariés étrangers, etc.) conformément aux obligations prévues aux articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail (ci-après les « Documents ») ;
• la consultation des Documents par Arolle et ses clients afin de satisfaire à leurs obligations légales de vigilance et de lutte contre le travail dissimulé.

L'utilisation de la Plateforme ne dispense en aucun cas le Fournisseur de ses propres obligations légales en matière de déclarations sociales et fiscales.

Article 3 — Acceptation et modification des CGU

3.1 Acceptation

L'accès et l'utilisation de la Plateforme impliquent l'acceptation sans réserve des présentes CGU par le Fournisseur, qui reconnaît en avoir pris connaissance préalablement à son inscription.

3.2 Modification des CGU

Arolle se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes CGU. Toute modification substantielle fera l'objet d'une information préalable du Fournisseur par tout moyen approprié. L'utilisation de la Plateforme postérieurement à cette information emporte acceptation des CGU modifiées.

Article 4 — Description du Service

La Plateforme permet notamment au Fournisseur de :

• créer un compte via un lien d'invitation envoyé par Arolle ;
• fournir les informations d'identification le concernant ;
• téléverser les Documents de conformité requis selon sa forme juridique ;
• consulter l'état de validation des Documents téléversés ;
• recevoir des notifications relatives à l'expiration ou au rejet de Documents téléversés ;
• déclarer, le cas échéant, sa situation vis-à-vis de l'emploi de salariés étrangers.

Le Service comprend une fonctionnalité d'analyse automatisée des Documents téléversés par intelligence artificielle (voir Article 10).

Article 5 — Accès à la Plateforme et compte

5.1 Création du compte

La création d'un compte s'effectue sur invitation d'Arolle. Le Fournisseur reçoit un email contenant un lien d'inscription personnel.

5.2 Informations requises

Pour utiliser la Plateforme, le Fournisseur doit créer un compte en fournissant des informations exactes, complètes et à jour sur son identité et sa structure (nom, prénom, dénomination, forme sociale, adresse, numéro SIREN/SIRET, numéro RCS/RNE, numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant).

5.3 Identifiants

Le Fournisseur choisit son mot de passe lors de l'inscription. Celui-ci doit comporter au minimum 8 caractères.

5.4 Confidentialité des identifiants

Le Fournisseur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. Toute action effectuée via son compte est réputée effectuée par lui. Le Fournisseur s'engage à informer immédiatement Arolle de toute utilisation non autorisée de son compte.

5.5 Exactitude des informations

Le Fournisseur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription et tout au long de l'utilisation de la Plateforme.

Article 6 — Obligations du Fournisseur

6.1 Documents à déposer

Le Fournisseur s'engage à déposer sur la Plateforme, dès l'ouverture de son compte puis à chaque renouvellement, l'ensemble des documents suivants :

• extrait K-bis ou équivalent (datant de moins de 3 mois) ;
• attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF ou la MSA ;
• attestation de régularité fiscale ;
• attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité ;
• le cas échéant, liste de ses salariés étrangers accompagnée des copies des titres les autorisant à exercer une activité salariée en France ;
• tout autre document légalement exigé pour la lutte contre le travail dissimulé ou le travail des étrangers.

6.2 Garanties sur les Documents

Le Fournisseur garantit que l'ensemble des Documents déposés sont :

• authentiques, lisibles et en cours de validité ;
• exacts, complets et non trompeurs ;
• en cours de validité à la date de leur dépôt ;
• régulièrement obtenus auprès des organismes compétents.

6.3 Mise à jour

Le Fournisseur s'engage à mettre à jour sans délai les Documents arrivés à échéance, et au minimum à la fréquence exigée par les textes applicables (notamment pour les attestations de vigilance délivrées périodiquement).

6.4 Réponse aux demandes d'Arolle

Le Fournisseur s'engage à répondre aux demandes de compléments ou corrections formulées par Arolle concernant les Documents requis.

6.5 Information des personnes concernées par les Documents (RGPD art. 14)

Lorsque le Fournisseur dépose sur la Plateforme des Documents contenant des données à caractère personnel relatives à des tiers (notamment ses salariés, et en particulier ses salariés étrangers titulaires d'un titre de séjour ou d'une autorisation de travail), il s'engage à :

• informer préalablement ces personnes du traitement de leurs données dans le cadre de la Plateforme, conformément à l'article 14 du RGPD ;
• leur communiquer l'identité d'Arolle en qualité de responsable du traitement, les finalités de la collecte (vérification de la conformité au regard de la lutte contre le travail dissimulé et des règles relatives à l'emploi de travailleurs étrangers), les destinataires des données (Arolle, ses sous-traitants techniques, le cas échéant ses clients dans la mesure nécessaire à leurs propres obligations de vigilance), la durée de conservation et les droits qu'elles peuvent exercer en application du RGPD ;
• leur indiquer qu'elles peuvent exercer leurs droits dans les conditions prévues à l'Article 9 des présentes CGU.

Le Fournisseur reconnaît que le respect de cette obligation conditionne la licéité du dépôt des Documents sur la Plateforme et garantit Arolle contre toute réclamation ou sanction qui résulterait de son manquement à la présente clause.

6.6 Conséquences en cas de manquement

Arolle peut refuser de contracter ou suspendre l'exécution d'un contrat si les Documents requis ne sont pas fournis ou mis à jour, ou en cas de non-respect de l'Article 6.5.

Article 7 — Obligations d'Arolle

Arolle s'engage à :

• mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de la Plateforme ;
• protéger les Données du Fournisseur par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement HTTPS en transit, contrôle d'accès, sauvegardes, logs de sécurité) ;
• respecter la réglementation afférente au Règlement Général sur la Protection des Données UE 2016/679 (ci-après « RGPD ») ;
• notifier à la CNIL toute violation de Données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, dans un délai maximum de 72 heures à compter de sa connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD ;
• informer sans délai le Fournisseur de toute violation de Données le concernant susceptible d'engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés, conformément à l'article 34 du RGPD ;
• assurer la confidentialité des Documents téléversés, qui ne seront utilisés qu'aux fins de vérification de la conformité.

Arolle pourra procéder à des vérifications de cohérence et de validité apparente des Documents déposés (date, émetteur, présence de mentions obligatoires, etc.) mais ne garantit ni l'authenticité ni la véracité matérielle des informations qu'ils contiennent, lesquelles demeurent sous la seule responsabilité du Fournisseur.

Article 8 — Réglementation sur les données personnelles

8.1 Responsable du traitement

Arolle agit en qualité de Responsable du traitement au sens du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée, pour l'ensemble des traitements mis en œuvre via la Plateforme.

8.2 Données collectées

Les Données suivantes sont collectées :

• Données d'identification : nom, prénom, email, téléphone ;
• Données professionnelles : SIREN, raison sociale, forme juridique, adresse, code NAF, TVA intracommunautaire ;
• Données contenues dans les Documents téléversés : K-bis, attestations URSSAF, fiscales, RC Pro, listes de salariés étrangers ;
• Données de connexion : logs techniques, adresse IP, date et heure des connexions.

8.3 Finalités et bases légales du traitement

Les Données sont traitées pour les finalités et les bases légales suivantes :

Pour les finalités fondées sur l'intérêt légitime, une mise en balance a été effectuée par Arolle conformément à l'art. 6.1.f du RGPD.

8.4 Destinataires et sous-traitants

Les Données peuvent être communiquées :

• aux clients d'Arolle, dans la mesure nécessaire à l'exécution des contrats et au respect de leurs obligations de vigilance. Les clients auxquels les Documents sont communiqués agissent, à l'égard des Données qui leur sont transmises, en qualité de responsables de traitement autonomes au sens de l'art. 4.7 du RGPD, pour les besoins de leur propre obligation de vigilance prévue aux articles L. 8222-1 et suivants du Code du travail. Arolle et les clients n'agissent pas en qualité de responsables conjoints du traitement au sens de l'art. 26 du RGPD ;
• aux autorités administratives ou judiciaires compétentes, sur requête ou dans le cadre d'obligations légales ;
• aux prestataires techniques d'Arolle (hébergeur, maintenance, etc.), agissant en qualité de sous-traitants et soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de sécurité, en ce notamment inclus :

Les Données ne sont jamais vendues à des tiers et ne sont pas utilisées à des fins commerciales ou publicitaires.

Ces sous-traitants sont liés à Arolle par des contrats conformes à l'article 28 du RGPD, prévoyant notamment des engagements de confidentialité, de sécurité, et de restitution ou destruction des Données en fin de prestation.

8.5 Durées de conservation

Les Données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle augmentée des délais légaux de prescription et d'archivage. Les Documents arrivés à échéance sont soit supprimés, soit archivés de manière intermédiaire lorsque la loi l'exige ou le justifie selon les modalités suivantes :

8.6 Transferts de Données hors Union Européenne

Les Données du Fournisseur sont, par défaut, hébergées et traitées au sein de l'Union Européenne (hébergement Scaleway en France). Certains sous-traitants ont leur siège aux États-Unis et peuvent être amenés à traiter ponctuellement des Données :

• Anthropic PBC (analyse documentaire par IA) : les Documents sont transmis à l'API Anthropic pour analyse, sans stockage persistant par Anthropic au-delà du traitement de la requête.
• Google LLC (authentification OAuth des administrateurs Arolle) : ne concerne pas les Fournisseurs.

Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (art. 44 et suivants) :

• Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne ;
• Certification EU-US Data Privacy Framework lorsqu'elle est applicable au sous-traitant concerné.

Le Fournisseur peut demander une copie des garanties mises en œuvre en écrivant à xavier.ferrat@arolleconseil.fr.

8.7 Source des Données

Les Données traitées par Arolle proviennent des sources suivantes :

• Directement du Fournisseur : informations saisies lors de l'inscription, Documents téléversés ;
• D'Arolle : lorsque Arolle invite un Fournisseur sur la Plateforme, les coordonnées de contact initiales (nom, email) sont renseignées par Arolle sur la base de la relation commerciale préexistante ;
• De sources publiques : informations d'entreprise auto-complétées via l'API INSEE Sirene à partir du SIREN fourni.

Le Fournisseur a la possibilité de corriger ou compléter ces Données à tout moment depuis son profil.

Article 9 — Données personnelles — Droits du Fournisseur

Conformément au RGPD, et dans les conditions et limites qu'il prévoit, le Fournisseur dispose des droits suivants sur les Données transmises :

• Droit d'accès : obtenir la communication des Données le concernant ;
• Droit de rectification : faire corriger des Données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : obtenir la suppression des Données, dans les limites imposées par les obligations légales de conservation d'Arolle (voir Article 8.5) ;
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement ;
• Droit à la portabilité : le Fournisseur peut demander une copie de ses Données avant suppression ;
• Droit d'opposition : s'opposer pour des raisons tenant à sa situation particulière au traitement de ses Données fondé sur l'intérêt légitime d'Arolle ;
• Droit de définir des directives post-mortem relatives au sort de ses Données.

Exercice des droits

Pour exercer ces droits, le Fournisseur peut adresser sa demande par email à :

📧 xavier.ferrat@arolleconseil.fr

Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

L'exercice des droits est gratuit, sauf demandes manifestement infondées ou excessives.

Arolle s'engage à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe ou de volume important (le Fournisseur en sera alors informé).

Réclamation auprès de la CNIL

En cas de désaccord ou si le Fournisseur estime que ses droits ne sont pas respectés, il dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 PARIS CEDEX 07
Tél. : 01 53 73 22 22
Site : https://www.cnil.fr

Article 10 — Analyse automatisée des Documents

10.1 Principe

Les Documents téléversés par le Fournisseur peuvent faire l'objet d'une analyse automatisée par une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) afin d'extraire les informations nécessaires à la vérification de conformité (type de document, dates, raison sociale, etc.).

10.2 Finalité et périmètre

Cette analyse vise exclusivement à :

• vérifier la nature des Documents, leur appartenance au Fournisseur et leur validité (dates, conformité au type attendu) ;
• accélérer le traitement des Documents ;
• faciliter le travail de vérification des administrateurs d'Arolle.

10.3 Outil d'aide à la décision — Décision humaine

L'analyse automatisée constitue un outil d'aide à la décision destiné aux administrateurs d'Arolle. Elle ne produit, en elle-même, aucune décision opposable au Fournisseur. Toute décision concernant l'acceptation ou le rejet d'un Document est prise par un administrateur d'Arolle, lequel dispose d'un pouvoir d'appréciation effectif sur le résultat de l'analyse.

L'analyse automatisée ne réalise aucun profilage comportemental ou commercial du Fournisseur et ne produit aucune décision ayant des effets juridiques sur des tiers.

10.4 Canal de contestation dédié

Le Fournisseur peut à tout moment contester une décision relative à un Document ou signaler un comportement anormal de l'analyse en écrivant à :

📧 xavier.ferrat@arolleconseil.fr (objet : « Contestation décision Document »)

Un nouvel examen sera effectué dans les meilleurs délais.

Article 11 — Propriété intellectuelle

11.1 Propriété de la Plateforme

La Plateforme, son architecture logicielle, ses interfaces, sa charte graphique, ses contenus éditoriaux et sa documentation sont la propriété exclusive d'Arolle et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

Toute reproduction, représentation, adaptation ou exploitation, totale ou partielle, de la Plateforme, par quelque procédé que ce soit, sans l'autorisation expresse d'Arolle, est interdite et constituerait une contrefaçon.

11.2 Propriété des Documents téléversés

Les Documents téléversés par le Fournisseur restent sa propriété (ou celle de leurs émetteurs respectifs). Le Fournisseur concède à Arolle une licence d'usage non exclusive, gratuite et strictement limitée aux finalités définies à l'Article 8.3, pour toute la durée de conservation prévue à l'Article 8.5, y compris pour les besoins d'archivage légal et de preuve postérieurs à la fin de la relation.

Article 12 — Responsabilités et limitations

12.1 Responsabilité du Fournisseur

Le Fournisseur est seul responsable de :

• l'exactitude des informations et Documents qu'il fournit ;
• conséquences d'informations inexactes, incomplètes ou obsolètes ;
• la sécurité de ses identifiants de connexion.

12.2 Responsabilité d'Arolle

Arolle est tenue à une obligation de moyens et non de résultat quant à la disponibilité et au bon fonctionnement de la Plateforme.

Arolle ne saurait être tenue responsable des :

• dommages résultant d'une utilisation non conforme de la Plateforme ;
• interruptions de Service dues à la maintenance, aux sous-traitants ou à des cas de force majeure ;
• pertes de Données résultant d'un manquement du Fournisseur à ses obligations ;
• dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, atteinte à l'image, etc.).

En tout état de cause, la responsabilité d'Arolle, si elle devait être engagée, serait limitée aux dommages directs effectivement subis.

12.3 Préservation de l'obligation essentielle

Aucune clause des présentes ne saurait avoir pour effet de priver de sa substance l'obligation essentielle d'Arolle consistant à fournir un service de dépôt, de conservation et de mise à disposition sécurisée des Documents ; toute clause ayant un tel effet serait réputée non écrite conformément à l'article 1170 du Code civil.

12.4 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Article 13 — Preuve et journalisation

Arolle met en place des dispositifs de journalisation des accès et des opérations effectuées sur la Plateforme (connexion, dépôts, téléchargements, etc.), qui peuvent être utilisés comme moyens de preuve en cas de litige, dans le respect de la réglementation applicable à la protection des données.

Les enregistrements informatiques conservés dans les systèmes d'Arolle dans des conditions raisonnables de sécurité seront considérés comme des preuves des communications, commandes, validations et paiements intervenus entre les parties.

Article 14 — Durée, suspension et résiliation

14.1 Durée

Les CGU sont conclues pour une durée indéterminée à compter de leur acceptation par le Fournisseur.

14.2 Résiliation à l'initiative du Fournisseur

Le Fournisseur peut demander la résiliation de son Compte à tout moment en écrivant à xavier.ferrat@arolleconseil.fr.

14.3 Résiliation à l'initiative d'Arolle

Arolle peut suspendre ou résilier le Compte du Fournisseur, sans préavis ni indemnité, en cas de :

• manquement du Fournisseur à ses obligations (Article 6) ;
• fourniture d'informations ou de Documents frauduleux ;
• utilisation malveillante de la Plateforme ;
• fin de la relation commerciale entre Arolle et le Fournisseur.

14.4 Conséquences de la résiliation

À la résiliation du Compte :

• les Données de connexion du Fournisseur sont supprimées ;
• les Documents de conformité sont conservés pendant la durée légale prévue à l'Article 8.5 ;
• le Fournisseur peut demander une copie de ses Données avant suppression (droit à la portabilité).

Article 15 — Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

En cas de litige relatif à la validité, à l'interprétation ou à l'exécution des CGU, les parties s'engagent à rechercher prioritairement une solution amiable.

À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification écrite du différend (par courriel), le litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social d'Arolle.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU ou à la Plateforme :

Arolle Conseil
24 rue du Général Roguet — 92110 Clichy
📧 xavier.ferrat@arolleconseil.fr